I. Introduction
A. Qui sommes-nous ?
Realis Belgium sa, dont le siège social est établi Desguinlei 100 boîte 2, 2018 Anvers et est inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0477.138.149 (ci-après « Realis » ou « nous ») attache une grande importance à votre vie privée et considère qu'il est important que vos données à caractère personnel soient toujours traitées avec tout le soin et la confidentialité nécessaires.
Nous comprenons que vous souhaitez savoir pourquoi nous vous demandons vos données à caractère personnel et que vous êtes peut-être curieux de savoir ce que nous en faisons. Nous tentons d'y apporter une réponse préalable via la présente déclaration de confidentialité (ci-après « Déclaration de confidentialité »). Si vous avez encore des questions après avoir lu la présente déclaration de confidentialité, vous pouvez bien entendu nous contacter à tout moment, en utilisant les informations de contact fournies sous « VI. Contact ».
Nous précisons que la présente déclaration de confidentialité ne s'applique qu'aux données à caractère personnel que nous traitons en tant que responsables du traitement. C'est le cas lorsque, comme indiqué ci-dessous, nous déterminons la finalité et les moyens (ou le « pourquoi » et le « comment ») du traitement de vos données à caractère personnel.
B. Que sont les données à caractère personnel ?
La présente Déclaration de confidentialité est soumise (i) au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données) (ci-après « RGPD » ) et (ii) à la Loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après « Loi belge sur la protection de la vie privée ») (ensemble ou séparément « Législation sur la protection de la vie privée »).
Cette législation sur la protection de la vie privée s'applique au traitement des données à caractère personnel. Par traitement de « données à caractère personnel », nous entendons l'utilisation de données qui vous identifient directement ou indirectement en tant que personne individuelle. Vous pouvez en savoir plus sur la nature exacte des données à caractère personnel concernées dans la présente Déclaration de confidentialité. Le concept de « traitement » est large et couvre, entre autres, la collecte, la conservation, l'utilisation ou la diffusion de ces données.
C. À qui et à quoi s'applique la présente Déclaration de confidentialité ?
La présente Déclaration de confidentialité s'applique à notre site web www.realis.be (ci-après le « Site web ») et aux activités qui y sont associées ou aux relations (commerciales) qui en découlent ou qui sont entretenues avec lui. Par exemple, si vous nous contactez via le Site web pour des questions ou un intérêt pour nos services, si vous vous abonnez à notre newsletter ou à l'un des événements que nous organisons, si vous postulez pour un emploi, etc.
La présente Déclaration de confidentialité doit être lue conjointement avec les autres conditions applicables au Site web, telles que les « Conditions d'utilisation » et la « Déclaration en matière de cookies ».
Les personnes concernées (ci-après « vous », « votre ») auxquelles s'adresse le présent avis de confidentialité - et que nous souhaitons donc informer de manière aussi transparente que possible sur la collecte, l'utilisation, la protection et la conservation des données à caractère personnel ainsi que sur les droits qu'elles peuvent exercer en relation avec ces traitements - peuvent être les suivantes :
le simple visiteur du Site web ;
les candidats ;
les clients particuliers et/ou professionnels (et les individus associés aux clients professionnels) ;
les individus dont nous recueillons les données à caractère personnel dans le cadre de l'offre de nos services aux clients (p.ex. lors de l'établissement de contrats d'achat ; notaire, acheteur)
les fournisseurs (y compris les sous-traitants et les individus associés aux fournisseurs ou aux sous-traitants) ;
les contacts d'affaires (clients existants ou potentiels et les individus qui leur sont associés) ; ou
tout autre individu qui entre en contact avec nous.
II. Utilisation des données à caractère personnel
A. Quand collectons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous collectons et traitons vos données en tant que responsable du traitement lorsque :
vous prenez ou avez pris contact avec nous :
P.ex. une visite sur notre Site web ;
P.ex. la demande d'exercice de vos droits ;
P.ex. l'inscription à notre newsletter ou à nos événements ;
P.ex. une candidature pour un emploi chez nous ;
nous vous fournissons ou avons fourni l'un de nos services ;
nous pourrions vous fournir des services dans le futur ;
vous êtes notre personne de contact pour l'un de nos clients ou fournisseurs.
B. Quelles sont les données à caractère personnel que nous pouvons collecter ?
Nous pouvons traiter les données suivantes vous concernant. Cependant, en fonction de la situation, nous ne disposons pas toujours de toutes les informations ci-dessous :
Vos données d'identification (personnelles) : par exemple, votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, votre adresse, les données de votre carte d'identité et une copie de celle-ci, etc. ;
Votre numéro de registre national (uniquement en cas d'établissement d'un contrat de vente) ;
Vos données d'identification électronique : par exemple, votre adresse IP, le type de navigateur, les moments de connexion ;
Votre historique de contact : par exemple, les communications envoyées et reçues telles que les e-mails ;
Vos particularités financières : par exemple, des données d'identification financière telles qu'un numéro de compte bancaire ; des informations relatives aux revenus, les actifs et les investissements ; des informations sur les prêts, les hypothèques, les crédits ; etc. (notamment dans le cas de l'établissement d'un contrat d'achat) ;
Vos caractéristiques personnelles : par exemple, âge, sexe, date de naissance, lieu de naissance, etc. ;
Vos habitudes de vie : par exemple, vos actifs ; vos préférences en matière de style de vie ;
Les caractéristiques de votre habitation : type d'habitation, propriété, classification de l'habitation, etc.
Vos données professionnelles : par exemple, votre formation, votre profession et votre emploi (principalement en cas de recrutement et de sélection).
C. Catégories particulières de données à caractère personnel
En principe, nous ne traiterons pas les catégories particulières de données (c'est-à-dire les données sur l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, les données génétiques, les données biométriques permettant d'identifier sans ambiguïté une personne physique, la santé ou la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique), sauf si elles nous sont transmises avec votre consentement explicite.
D. Quels sont les fondements juridiques que nous utilisons pour traiter vos données à caractère personnel ?
Nous traitons uniquement vos données à des fins légitimes où le traitement sera toujours fondé sur les motifs de traitement énumérés dans la Législation sur la protection de la vie privée applicable, en particulier le RGPD.
Nous soutenons le traitement des données à caractère personnel pour les motifs suivants :
Le traitement est nécessaire pour conclure, exécuter ou résilier un contrat avec nos clients et/ou fournisseurs et pour pouvoir vous fournir nos services.
Le traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation légale ou réglementaire qui nous incombe, par exemple dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent (AML).
Le traitement est fondé sur nos intérêts légitimes qui, dans des cas spécifiques, l'emportent sur tout préjudice éventuel à vos droits et sous réserve que des conditions spécifiques soient remplies. Nous pensons par exemple à l'envoi de communications marketing à vous en tant que client existant ou ancien. De par la nature des données disponibles et du fait que vous utilisez déjà ou avez utilisé des services similaires de notre part, nous estimons que tout préjudice potentiel à vos droits est très réduit, alors que nous estimons que les informations fournies peuvent vous intéresser. Lorsque nous nous fondons sur ce motif juridique de traitement, nous limitons les effets que celui-ci peut avoir sur votre vie privée en vous donnant la possibilité d'arrêter immédiatement et simplement ce traitement.
Le traitement repose sur votre consentement. Ce consentement découle, entre autres, de la fourniture volontaire et directe de vos données, que ce soit oralement ou non, par écrit ou via un formulaire/message électronique.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en prenant contact avec nous. Nous vous demandons de toujours confirmer par écrit le retrait de votre consentement par téléphone, ou de retirer votre consentement par e-mail ou par courrier. La désinscription à la newsletter peut se faire simplement via le lien de désinscription fourni au bas de chaque e-mail que nous envoyons.
E. Quelles sont les finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel ?
Nous utilisons vos données à caractère personnel aux fins décrites ci-dessous ou pour lesquelles vous avez donné spécifiquement votre consentement. Nous ne collectons et ne traitons pas plus de données et pas d'autres types de données que celles qui sont nécessaires pour ces finalités. Si nous souhaitons traiter vos données à caractère personnel dans un but autre que celui pour lequel elles ont été obtenues, nous vous contacterons avant tout traitement ultérieur de ces données.
Nous recueillons vos données pour les finalités distinctes suivantes :
finalités opérationnelles : par exemple, l'optimisation de notre Site web, finalités statistiques et études de marché, pour que nos services restent conviviaux, pour répondre à votre demande de contact, pour examiner votre candidature ;
finalités d'affaires : par exemple, pour communiquer avec vous au sujet de nos services, les fournir et les faire utiliser par vous, pour vous informer de nos politiques et de nos conditions d'utilisation ; pour développer et gérer les relations avec nos clients potentiels et existants ;
finalités commerciales : par exemple, pour envoyer des communications commerciales par e-mail ou courrier, pour envoyer des newsletters ou pour enregistrer votre inscription à l'un des événements que nous organisons ;
finalités juridiques ou légales : nous pouvons par exemple utiliser et conserver des données à caractère personnel pour des raisons et procédures juridiques, pour nous conformer à la législation et aux ordres des autorités ; ou pour pouvoir satisfaire à nos exigences en matière d'audit interne et externe, de sécurité de l'information ou pour protéger ou faire respecter nos droits, notre vie privée, notre sécurité ou notre propriété ou celle d'autres personnes
F. Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous ne conserverons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour la finalité pour laquelle elles ont été collectées ou sont traitées.
Étant donné que le délai pendant lequel les données peuvent être conservées dépend des objectifs pour lesquels les données ont été collectées, la période de stockage peut varier dans chaque situation. Parfois, une législation spécifique nous contraint de conserver les données pendant une période donnée. Nos périodes de conservation des données à caractère personnel sont fondées sur des exigences légales et sur un équilibre entre vos droits et vos attentes et ce qui est utile et nécessaire pour fournir nos services.
Nous effaçons ou anonymisons vos données à caractère personnel lorsqu'il n'est plus nécessaire de les traiter. Si cela s'avère impossible (techniquement ou pratiquement), par exemple parce que vos données sont stockées dans des archives de sauvegarde ou parce que nous en avons besoin de manière limitée pour l'administration contenant des informations sur des personnes concernées qui ne souhaitent pas que nous les recontactions à l'avenir, nous conserverons vos données, mais ne les traiterons plus et les supprimerons dès que possible.
G. De qui recevons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous pouvons obtenir des données à caractère personnel directement de votre part, de sources publiques ou de tiers (par exemple, via des agences d'intérim ou à la suite de la location ou de l'achat de listes d'adresses).
Certaines données sont en outre collectées automatiquement lors de l'utilisation de notre Site web par le biais de cookies ou de technologies similaires. Pour plus d'explications en la matière, veuillez consulter notre déclaration en matière de cookies.
En principe, si nous obtenons vos données de sources externes, vous devriez déjà avoir été informé de l'éventuel transfert de données vers nous par cette même source. Dans tous les cas, lorsque nous obtenons vos données de sources externes et que nous les traitons dans nos systèmes en tant que responsable du traitement, nous vous informerons du traitement de vos données au plus tard lors de notre premier contact avec vous.
H. Comment sécurisons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous attachons une grande importance à la sécurité des données et avons pris les mesures (de précaution) physiques, techniques et opérationnelles appropriées nécessaires en vue de sécuriser vos données à caractère personnel contre la perte ou toute forme de traitement illégal.
En cas de violation de données à caractère personnel, nous donnerons suite à toutes les obligations de notification applicables liées à cette violation.
I. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous ne divulguerons pas vos données à caractère personnel à des tiers, sauf si la loi nous y oblige, si vous y consentez ou si cela s'avère nécessaire pour atteindre l'un des objectifs susmentionnés.
Le cas échéant, nous faisons appel à des prestataires de services externes, appelés « sous-traitants », pour soutenir nos objectifs opérationnels tels que la fourniture de nos services, la gestion de nos systèmes CRM ou IT ou l'exécution de tout autre processus d'affaires (interne). Le cas échéant, ces prestataires externes effectuent certains traitements de données à caractère personnel en notre nom. Nous ne partagerons vos données à caractère personnel avec ces prestataires de services externes que dans la mesure où cela est nécessaire pour l'objectif concerné. Les données ne peuvent être utilisées par eux à d'autres fins. En outre, ces prestataires de services sont contractuellement tenus d'assurer la confidentialité de vos données à caractère personnel par le biais d'un « contrat de sous-traitance » conclu avec ces parties.
Certaines de ces parties externes sont situées en dehors de l'Espace économique européen (« EEE »). Lorsque nous transférons des données à des parties externes en dehors de l'EEE, nous nous assurons que les transferts de données à caractère personnel ont lieu conformément à la législation en vigueur et que le niveau de protection est adéquat. Les transferts de données à caractère personnel en dehors de l'EEE vers des pays autres que ceux considérés par la Commission européenne comme offrant un niveau équivalent de protection des données (voir : http://ec.europa.eu/justice/data-protection/internationaltransfers/adequacy/index_en.htm) sont effectués sur la base de contrats avec des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou d'autres garanties appropriées conformément à la législation applicable.
III. Droits des personnes concernées
Vous disposez de différents droits concernant les données à caractère personnel collectées à votre sujet. Si vous souhaitez invoquer l'un des droits énoncés ci-dessous, veuillez prendre contact avec nous en utilisant les coordonnées (par e-mail, téléphone ou courrier) indiquées à la section « VI. Contact ».
Vous disposez des droits suivants :
Droit de consultation et de copie : si vous le souhaitez, vous pouvez consulter vos données à caractère personnel et en obtenir une copie ;
Droit d'adaptation ou de rectification : si vous pensez que nous disposons de données incorrectes vous concernant, vous pouvez nous en informer et nous les modifierons pour vous ;
Droit à l'effacement des données (droit à l'oubli) : si vous le souhaitez, vous pouvez nous demander de supprimer vos données à caractère personnel. Il se peut toutefois que nous ayons encore besoin de traiter ces données à d'autres fins ;
Droit à la limitation du traitement : si vous pensez que nous traitons vos données à caractère personnel de manière illégale ou incorrecte, vous pouvez également en faire limiter le traitement.
Droit d'opposition : vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel. Nous cesserons le traitement dès que possible s'il s'agit de marketing.
Droit à la portabilité : veuillez prendre contact avec nous si vous souhaitez transférer vos données à caractère personnel.
L'exercice des droits susmentionnés est toutefois soumis à certaines exceptions visant à protéger l'intérêt général, nos intérêts et ceux d'autres individus.
Lorsque vous introduisez une demande d'exercice de vos droits, nous vérifions tout d'abord votre identité en vous demandant une copie de votre carte d'identité. Nous faisons cela pour éviter que vos données ne tombent dans de mauvaises mains.
En principe, l'exercice de vos droits est gratuit. Si votre demande est manifestement infondée ou excessive, nous pouvons vous facturer des frais raisonnables compte tenu des coûts administratifs que nous devons engager. Toutefois, dans le même cas, nous pouvons également décider de ne pas donner suite à votre demande. Le cas échéant, vous serez toujours informé des raisons de cette décision.
Dans tous les cas, nous vous informerons toujours de la suite donnée à votre demande dans un délai de quatre semaines (pour des demandes simples) ou de trois mois (pour des demandes complexes ou multiples).
IV. Voies de réclamation de la personne concernée
Malgré tous les efforts que nous déployons pour protéger votre vie privée et respecter la Législation sur la vie privée, il se peut que vous ne soyez pas d'accord avec la manière dont nous recueillons, utilisons et/ou traitons vos données à caractère personnel.
Bien entendu, vous pouvez toujours prendre contact avec nous dans pareils cas, mais vous disposez en outre d'autres voies de réclamation :
Vous pouvez introduire une plainte auprès de l'autorité de surveillance, que vous pouvez contacter aux coordonnées ci-dessous :
Par courrier : Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique
Par e-mail : contact@apd-gba.be
Par téléphone : +32 (0)2 274 48 00
Par fax : + 32 (0)2 274 48 35
Si vous subissez un préjudice, vous pouvez également introduire une demande d'indemnisation auprès du tribunal compétent.
Pour plus d'informations concernant les plaintes et les possibilités de recours, nous vous invitons à consulter le site web de l'Autorité de protection des données : https:///www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte.
V. Modifications
Nous nous réservons le droit de modifier ou d'adapter unilatéralement la présente Déclaration de confidentialité. Toutefois, la version la plus récente est disponible sur notre Site web à tout moment.
VI. Contact
Veuillez nous adresser toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel et toute demande concernant l'exercice de vos droits en la matière ou toute plainte :
Par courrier : REALIS Belgium sa
À l'attention du département vie privée
Desguinlei 100 boîte 2
2018 Anvers
(CBE : 0477.138.149)
Par e-mail : contact@realis.be
Par téléphone : +32 3 259 02 10